Trazabilidad Documental e Historial de Entidades

Autorizaciones, seguimientos, hitos, modificaciones; todo registrado

Alimenta, de forma automática o por el usuario, el historial de autorizaciones y bloqueos de documentos; de seguimientos iniciados, cumplidos e incumplidos a diferentes entidades; de hitos o eventos relevantes en el ciclo de vida de los documentos y movimientos; y de las modificaciones hechas por los usuarios o por el propio ERP a las entidades del sistema.

Desde los navegadores de tablas maestras, desde la edición del registro, o desde su cartola, cada entidad da acceso a su historial, con los folios definidos por sistema. Si corresponde, el usuario debidamente identificado puede agregar registros de historial. Este módulo navega los historiales de la entidad en orden descendente de fecha + hora de ocurrencia, en cada caso incluyendo el detalle correspondiente al costado derecho.

Muy útil, por ejemplo, ante dudas de porqué se autorizó o bloqueó una venta; o sobre un seguimiento que no se concretó adecuadamente; o respecto a los hitos de los que el ERP puede dejar registro, tales como la gestión de bodega, el despacho de mercadería, la entrega en terreno y otros; o sobre las modificaciones hechas al registro, donde queda constancia detallada del antes y el después de cada cambio.

• El historial de Autorizaciones y Bloqueos, además de las acciones que automáticamente hace le ERP según configuración, facilita al usuario debidamente identificado el Bloquear o Autorizar el documento actual, según su situación, generando un nuevo registro de historial.
• El historial de Seguimiento, facilita el agregar nueva información de seguimiento, indicando en cada caso si es iniciar uno nuevo o concluir el actualmente activo declarando cumplimiento o incumplimiento de compromiso, en cada acción genera un nuevo registro de historial. Al Iniciar un seguimiento, se debe ingresar la fecha de compromiso de este.
• En los Seguimientos, las 3 opciones exigen que se cumpla la secuencia lógica, por ejemplo, no se puede iniciar un seguimiento si actualmente hay uno iniciado y no concluido, no se puede concluir declarando cumplimiento o incumplimiento si en realidad no hay un seguimiento iniciado.
• Se pueden agregar infinitas secuencias de iniciar y concluir seguimientos, pero siempre con uno solo activo, que automáticamente es el más reciente.
• El ERPc, que funciona vía web, también cuenta con recursos para consultar y agregar historial, y como es usual lo que sucede en un mundo se ve de inmediato en el otro.
• En el ERP, para bloquear y autorizar documentos y para agregar seguimientos, se exige que, para el módulo desde el cual se llama al historial, el usuario tenga nivel de seguridad de usuario (NSU) de Resultados o Gerencial. De esta manera la información siempre está disponible para los usuarios con autorización al módulo origen, pudiendo ser modificada solo por los con NSU adecuado.
• Cuando se anulan documentos que tienen Historial, esos registros permanecen asociados en la tabla de documentos nulos.
• La trazabilidad documental permite la capacidad de seguir y rastrear el movimiento, su ubicación e historial a lo largo de su ciclo de vida. Es esencial para garantizar la transparencia, la seguridad y el cumplimiento de normativas en la gestión de documentos. El ERP cuenta con la gestión documental que registra información relevante como quién lo creó, quién lo modificó, cuándo fue, que cambios exactamente se hicieron; bloqueos y aprobaciones, hitos y otros.