Presupuesto de Proyectos

Control de costos desde las transacciones operativas

Sencillo recurso que permite gestionar listas de proyectos, cada uno de 4 niveles (proyectos, tareas, etapas, hitos) que pueden especificar hasta 5 montos asignados o presupuestos (por día, por semana, por mes, por año, y total) para hacer seguimiento y control permanente desde las transacciones operativas.

Cualquiera de los niveles puede ser asignado en los detalles de compras para alimentar los costos o lo consumido del presupuesto correspondiente. También se pueden asignar en detalles de ventas, para tratarlos como negocios que producen utilidades cuando efectivamente generan ventas.

Control de estado y de rango de fechas por cada nivel, para saber si está en espera, en proceso o terminado, lo cual es usado para decidir si asignarlo en documentos, incluirlos en las ayudas y otros.

• No es un gestor de proyectos como tal, sino una herramienta de apoyo que, aprovechando las transacciones operativas de la empresa, como sus compras, ventas y otros, en el ERP registra las compras asignadas a cada proyecto o nivel de este, para apoyar la planificación y conocer y controlar con exactitud los costos. Además, puede tratar los proyectos o sus niveles como un negocio al asignar adecuadamente las ventas.
• Cada Proyecto o Presupuesto tiene tres niveles internos o dependientes, formando así un control de cuatro niveles (proyectos, tareas, etapas, hitos).
• En un mismo documento, cada detalle se puede asignar a cualquier nivel de un proyecto, independiente de la asignación de los otros detalles. Cuando un mismo detalle del documento original pertenece a más de un nivel de proyectos, se puede dividir en cuantas líneas sea necesario.
• Los 4 niveles cuentan con capacidad para 5 Montos asignados o Presupuestos, para referencia y para control de su costo total, y opcionalmente del estimado a gastar por día, semana, mes y año. Mediante informes y controles esto permite saber cuánto se ha invertido y cuanto se ha consumido del presupuesto del nivel, saber cuánto queda disponible o finalmente cuanto se excedió.
• Si los proyectos o sus niveles internos generan ingresos por ventas, también se les pueden asignar esos detalles de la misma forma que en las compras. Así, se pueden analizar los Proyectos o sus niveles como Negocios que producen utilidades a la empresa.
• Adicionalmente, y debido a que los detalles de los documentos especifican productos o servicios, se puede saber en todo momento para cada proyecto o presupuesto y sus niveles internos, en qué exactamente se ha invertido, lo que aporta para comparar con los materiales o servicios planificados cuando corresponda.
• Los 4 niveles pueden indicar una fecha de inicio y una de término, usadas como referencias. En el cuarto nivel o Hito también son usadas para impedir que se le asignen detalles de documentos cuya fecha de emisión no esté dentro de su rango de fechas.
• Los 4 niveles tienen uno de tres estados: En Espera, En Proceso y Terminado, y el navegador los utiliza para filtrar registros. Solo los niveles que están En Proceso permiten ser asignados en detalles de documentos. Los tres estados forman parte de las estadísticas para ser consultados en el tiempo para los fines que se quieran.
• Los 3 primeros niveles pueden contener en el siguiente nivel un registro genérico con un código y nombre adecuado, para asignarle los detalles de documentos que no corresponden a uno real específico, sino a una tarea, etapa o hito general, no definido o no clasificado.
• Cada nivel cuenta con una Hoja de Notas integrada para registrar y consultar texto simple. Este texto de uso libre puede servir, por ejemplo, para incluir listas de acciones necesarias, con apuntes y estado actual, observaciones generales del nivel, etc.
• Cada nivel puede enlazar archivos externos para contar con acceso ordenado y directo a copias digitales o digitalizadas de contratos, planos, fotografías, videos, certificaciones, coordenadas geográficas para activar mapas interactivos, etc. Los cuales pueden estar guardados localmente, en la red o en la nube.
• Cada nivel puede tener un funcionario asignado para definir responsabilidades. Y se le pueden enviar emails desde el registro actual. Estos emails enviados desde el ERP, son agregados automáticamente a los elementos enviados de Microsoft Outlook de la estación de trabajo.
• El módulo cuenta con informes para analizar los presupuestos por periodos. Aprovecha el trabajo o gestión normal de los usuarios y áreas, con sus transacciones operativas, y cuenta con todos los recursos generales del software, como el esquema de seguridad, exportar a Excel y otros.