Documentos Recurrentes (uso de Plantillas)

Emisión automatizada de documentos a partir de plantillas

Los documentos recurrentes son aquellos cuya emisión se repiten con cierta frecuencia, quizás de turnos, diaria, semanal o mensual, y donde cada uno tiene siempre la misma razón social, productos o servicios y montos.

Un módulo gestiona las plantillas y a partir de estas emite los documentos recurrentes cada vez, que pueden ser facturas, guías de despacho u otros; de acuerdo a los criterios y filtros tales como turnos, rutas, vendedores y fecha de partida y de término de inclusión; pudiendo llegar a incluir cientos o miles de documentos en un mismo proceso automático.

Puede combinar productos diferentes, con monedas diferente, en una misma plantilla expresada en UF, dólar u otra divisa, para que el precio en los documentos emitidos a partir de este, usualmente expresado en moneda de sistema (peso chileno en Chile), en cada ocasión, esté actualizado según la tasa de cambio registrada al momento de emitirlo.

• Por configuración, las plantillas no tienen efecto sobre el stock, ni histórico o cuenta de los clientes, aunque si forman parte de la información de las entidades. Los documentos recurrentes emitidos a partir de estos si tienen todos los efectos que ellos definan sobre el stock, las cuentas y más, y son enviados a las tablas correspondientes.
• Los turnos de documentos recurrentes, que suelen referirse al tiempo en que se fabrican los productos, o se preparan los pedidos, o se hacen los despachos, son uno de los filtros para decidir que documentos emitir, y aplican junto a otros filtros, como vendedor, ruta y rango de fechas.
• Cada turno de documentos recurrentes puede contener cientos o miles de plantillas; cada cliente o sucursal de cliente puede tener más de una plantilla, incluso para un mismo turno. Cada plantilla es identificada e individualizada con su tipo y número de documento.
• En el ERP los clientes y sucursales de clientes pueden cada uno ser asignado a una ruta, y las rutas usualmente cubren zonas geográficas estratégicas para optimizar los recorridos de vendedores y repartidores, y la ruta es uno de los filtros al emitir documentos recurrentes, lo que permite ser bastante precisos.
• Control automático de los folios de plantillas y de los documentos recurrentes emitidos, que pueden ser facturas, guías de despacho u otros, todo según las reglas y configuraciones.
• Verificación de cumplimiento de los protocolos regulares, disponibilidad de la mayoría de los recursos del sistema para información de este tipo, incluidos la selección de registros, el uso de productos de apoyo estándar y el especial con código TC (Tipo de Cambio) para contenido actualizado en forma automática, Multimoneda, impuestos especiales, predefinición de forma de pago, documentos relacionados y más.
• Antes de emitir un lote de documentos, el ERP exige Totalizar, es decir ejecutar un proceso automático que cuenta e informa cuantos documentos se emitirán y el monto neto total según los filtros a aplicar, y deja seleccionadas las plantillas incluidas. El usuario puede Revisar, es decir, volver al navegador, y quitar o agregar plantillas a voluntad. Además, puede iniciar el proceso de emisión habiendo seleccionado manualmente las plantillas a aplicar.
• Los documentos emitidos a partir de las plantillas se generan en el orden que se indique para facilitar la posterior manipulación de la muestra impresa.